Çağımızın ve muhtemelen geleceğimizin ticaret modeli hiç şüphesiz e ticarettir. Özellikle pandeminin oluşturduğu ivmelenme sürecinde Türkiye’de e-ticaret -net veriler olmamakla birlikte- ortalama %117 büyüdüğü kaydedildi. 2018 ve 2019 karşılaştırıldığında ise %39’luk bir büyüme görülmüştü Kaynak: tubisad.org.tr. Bu büyüme aslında çok daha fazla olabilirdi Fakat Türkiye’de e-ticaret altyapılarının hala profesyonel olamayışı, e-ticaret yöneticileri olarak geleneksel ticaretten anlayışından vazgeçemeyişimiz gibi birbirinden ayrı bir çok konu bu büyümeyi engellemektedir. Yılda milyonlarca lira bütçe ile reklam yapılıp alınan siparişlerin gününde çıkartılamaması, stokların site ile uyuşmaması, depo kaynaklı hataların günümüzde ortalama e-ticaret sistemlerinde %10’un üzerinde olması gibi durumlar ise e-ticaretin önündeki en büyük engeldir.
Bu yazıda aslında depo sistemlerinin ne kadar elzem ve aslında dijital pazarlama yapmak kadar önemli olduğundan bahsedeceğiz. Bunu da betimleyerek anlatmak daha anlaşılır olacaktır. Bir araba hayal edin, standart donanımlarının üzerine birkaç parça ekleme yaparak güçlendirmek istiyoruz. Güçlendirme için yazılımı attığınızı, yeni büyük bir turbo eklediğinizi ve bunun gibi güçlendirme için gereken birçok parçayı eklediğinizi ancak aracın egzozuna herhangi bir güncelleme yapmadan hatta daha da dar boğazlı bir egzoz taktığınızı düşünün. Araçta motora giren yakıt ve hava aynı zamanda yandıktan sonra zorlanmadan çıkmalıdır. Bu örnekte Yaptığınız bir çok iyileştirme egzozda herhangi bir işlem yapmadığınız için pek bir işe yaramayacaktır. Yaptığınız onca güncelleme de nispeten çöp olmuş olacaktır.
e-ticaret sistemlerinde de depo; egzoz örneğine benzetilebilir. Yüzlerce müşteri hizmetleri elemanı, onbinlerce sipariş, sitenize çektiğiniz milyonlarca trafik ve bunun gibi birçok faktör alınan siparişlerin çıkartılmaması durumunda size zarar olarak dönecektir.
Peki e-ticaret sitesinde depo yönetimi nasıl olmalıdır?
Depo yönetimi temel olarak mal kabul, istifleme, sevkiyat ve kontrol olmak üzere dört iş bölümüne ayrılır. Bunların her biri ayrı bir iş olabileceği gibi hacme göre tek bir iş de olabilir. Burada madde madde olması gerekenleri sıralayacağız.
1- Mal Kabul:
Depoya gelen her ürün sipariş formu ya da üretim formu hangisi kullanılıyorsa karşılaştırılmalıdır.
Her ürün eksiksiz barkodlanmalıdır.
İade ve değişimden geri gelen ürünler kontrol edilip stoğa girilmelidir.
2- İstifleme:
Temel olarak depo raf, göz, sütun veya sıra şeklinde adreslenmelidir.
Ürünler aynı ürün gruplarıyla birlikte mümkün mertebe aynı sokak, aynı sütun gibi adreslere koyulmalıdır.
Sevkiyata en yakın lokasyonda en hızlı satan ürünün olması iş gücü noktasında karlıdır.
3- Sevkiyat:
Toparlanan ürünlerin eksiksiz ve hatasız şekilde paketlenip sevk edilmesi önemlidir.
Sevkiyat; e-ticaret sitelerinin tabiri caizse en çok gol yedikleri noktadır. En doğru depo kurgusunda bile sevkiyat kısmı atlanırsa ciddi sorunlara yol açacaktır.
Sevkiyat alanına gelen ürünler sipariş barkodu ile eşleştirilip gönderilirse eksik veya yanlış ürün gönderiminin önüne geçilmiş olur.
Kargoların bölünmesi ya da sevk edilecek hazır siparişlerin kargoya aktarılması bu aşamada yapılmalıdır. Özellikle entegrasyonlu kargo sistemlerinde bu adımdan önce yapılan entegrasyon başlatması gitmeyen kargoların da gitmiş gibi görünmesine neden olacağı için sevkiyat adımında entegrasyon çalışmalıdır.
4- Kontrol:
Depo sürekli olarak kontrol edilmelidir. Personel bazlı hatalar ve yazılım bazlı hatalar maksimum %2 bandında olmalıdır.
Site stokları ile depodaki fiziki stoklar anlık olarak güncellenmeli ve tutarlı olmalıdır.
Depoda olup sitede olmayan ürünler kontrol edilmelidir
Ürünlerin satış hızı, raf süresi ve valörler sürekli olarak kontrol edilmelidir.
Ürünlerin durumuna göre pazarlama kampanyaları yapılmalıdır.
“E-ticareti bir futbol olarak düşünün; depo kalecidir. 90 dakika boyunca oynanan maçın sonunda gol yenilmişse fatura kaleciye kesileceği gibi e-ticarette de gol yenilirse fatura depoya kesilir. Deponun en ufak zaafiyeti maçın kaderini değiştirir.”www.collezione.com Depo Şefi / Cihan Güneysu